Semnarea electronică calificată a documentelor în ConectX este posibilă astfel:
-
Semnarea în afara ConectX - Documentul PDF este semnat electronic calificat în calculator cu un certificat calificat pe cloud sau pe token și este încărcat ulterior în ConectX.
Certificatul calificat poate fi eliberat de orice furnizor de servicii de încredere din Uniunea Europeană.
Semnarea electronică calificată recomandăm să fie efectuată cu Adobe Acrobat Reader DC.
-
Semnarea în ConectX
Pașii de urmat sunt:
-
Pasul 1: Asocierea certificatului calificat tip cloud cu ecosistemul ConectX
*Notă: Semnarea electronică în ConectX este posibilă momentan doar cu certificate calificate tip cloud emise de furnizorii de servicii de încredere TransSped și Namirial.
În Secțiunea Profil/Certificate digitale în colțul din dreapta sus al ferestrei se află două butoane, respectiv Cumpără certificat și Sincronizează certificat.
- a.1 > Cumpără certificat – permite utilizatorului achiziționarea certificatului calificat de la unul dintre furnizorii interconectaţi în sistem.
- a.2 > Sincronizează certificate – permite utilizatorului sincronizarea certificatului calificat deja achiziționat cu sistemul.
-
Pasul 2: Încărcarea fișierelor
Fișierele se încarcă în sistem fie din calculatorul personal/telefonul mobil, fie din arhiva electronică deja existentă în contul personal. Tipurile de fișiere acceptate sunt: doc,docx,xls,xlsx,csv,odt,ods,odp,pdf,jpg,jpeg,png,txt,ppt,pptx
-
Pasul 3: Conversia fișierelor
Sistemul convertește automat tipurile de fișiere menționate la punctul 2 în format PDF pregătindu-le pentru semnarea electronică.
-
Pasul 4: Semnarea propriu-zisă
- d.1 > Se bifează checkbox-ul Semnează atașamente
- d.2 > Se apasă butonul Trimite – Sistemul va deschide un modal denumit Semnează digital (Sunt listate doar documentele ne semnate electronic calificat de titularul contului)
- d.3 > În modalul Semnează digital se selectează documentele ce se doresc a fi semnate, împreună cu motivul semnării pentru fiecare dintre fișierele selectate
- d.4 > Se apasă butonul Trimite cod OTP – codul OTP este trimis pe telefonul mobil al titularului certificatului calificat
- d.5 > Se introduce parola certificatului si codul OTP în modalul de semnare.
-
Luare în evidență - Se aplică situațiilor când suntem informați de către un contribuabil că şi-a îndeplinit obligațiile legale însă noi nu știam despre acest lucru.
Ex. - Un contribuabil ne comunică că şi-a plătit amenda pe care a primit-o și ne trimite documentele justificative în acest sens. În baza de date a instituției amenda figurează ca neplătită.
În acest caz lucrarea se finalizează prin Luare în evidență și se introduce in baza de date dovada plații amenzii respective.
La acest tip de finalizare introducerea de observații este opțională.
-
Clasare - Se aplică situațiilor când avem o lucrare deschisă la solicitarea unui contribuabil și contribuabilul fie nu mai răspunde la solicitările funcționarului,
fie nu mai este de interes pentru el acea solicitare. Ex. 1 - Un contribuabil face o cerere de certificat de atestare fiscală însă nu atașează actul de identitate.
Funcționarul face repetate apeluri către contribuabil să pună la dispoziția instituției actul justificativ legal, insă contribuabilul nu mai răspunde la mesaje.
Lucrarea se Clasează. Ex. 2 - O lucrare a fost efectuata și, ulterior semnării de către toți semnatarii, dar înainte de momentul finalizării, se constată lucrarea
a fost greșit întocmită. O astfel de lucrare se finalizează prin Clasare. La acest tip de finalizare introducerea de observații este obligatorie.
-
Informare - Se aplică situațiilor când se trimite o lucrare la care nu se așteaptă răspuns. Ex. 1 - Se trimite o adresă către un alt departament prin care este informat
despre o situație cu privire la care trebuie să ia act (vezi cazul referatelor de muncă). Întrucât departamentul inițiator nu așteptă niciun răspuns de la departamentul
destinatar lucrarea se finalizează prin Informare. La acest tip de finalizare introducerea de observații este opțională.
-
Redirecționare - Se folosește pentru situațiile în care instituția a primit o solicitare care nu este competența ei, caz în care lucrarea este Redirecționată către o altă instituție.
În acest caz finalizarea lucrării se face automat în momentul trimiterii acesteia către noua instituție.
-
Comunicare (publicitate) - Se aplică situațiilor când legea obligă instituția să aștepte un termen (10, 15 zile) până la luarea măsurilor legale.
-
Soluționare Off-line (la ghișeu) - Se aplică în situațiile în care o lucrare a fost inițiată prin mijloace online, dar contribuabilul se prezintă la ghișeu pentru ridicarea răspunsului.
La acest tip de finalizare este obligatorie încărcarea documentului cu care a fost soluționată cererea.
Comunicarea conexată - Tip de comunicare care constă într-un schimb de mesaje ce au legătură cu lucrarea principală din care a fost generată. Acest tip de comunicare nu poate primi număr de înregistrare.
Angajaţii selectaţi vor lua la cunoştinţă (vor avea rol de observator) cu privire la existenţa lucrării însă nu vor putea interveni în procesarea acesteia.
